Een kijkje in de keuken van planner Jikke van der Weij

Creatief, empathisch en stressbestendig; dit zijn volgens Jikke van der Weij eigenschappen waaraan een goede planner moet voldoen. Zelf is zij inmiddels twaalf jaar werkzaam als planner bij De Kraamvogel. Geen werkdag is hetzelfde. ‘Ze noemen het planner, maar uiteindelijk is een bevalling natuurlijk nooit te plannen; de waan van de dag bepaalt mijn werkdag.’

Tekst: Sanne Verhoeff

Jikke werkt inmiddels al 22 jaar bij De Kraamvogel; de eerste tien jaar als kraamverzorgende, en daarna solliciteerde zij op de functie van planner. ‘Ik bereikte een leeftijd waarop ik een gezin wilde. Omdat je als kraamverzorgende te maken hebt met onregelmatige werktijden en heel flexibel moet zijn, zag ik het niet zo zitten om dit te blijven doen. Toch wilde ik wel graag iets in de kraamzorg blijven doen. Ik zat al een tijdje in de or, om mijn kennis te verbreden. Ik wilde meer dan alleen de werkvloer zien. Zo kwam ik ook in contact met de afdeling Planning, en die sprak mij wel aan.’ Inmiddels is Jikke twaalf jaar planner. Ze maakte meerdere verhuizingen en locaties mee. De planning op kantoor ging van decentraal (Meppel) naar centraal (Harderwijk), en sinds vorig jaar werkt ze weer decentraal in Leeuwarden. ‘Ik ben nu planner voor Friesland, Groningen, Drenthe en een groot deel van Overijssel.’

De perfecte match

Als planner probeert Jikke elke dag de perfecte match te maken tussen een kraamverzorgende en het gezin waar zij aan de slag gaat. ‘Ik houd daarbij rekening met wat passend is qua afstand en gezinssituatie; welke kraamverzorgende past bij welk gezin? Ik wil dat die allemaal zo goed mogelijk tot hun recht komen.’ De dagelijkse planning werkt van 7.30 tot 16.30 uur, daarna neemt een collega de dag- en nachtdienst centraal over. ‘Mijn werkdag begint met het kijken wat er geboren is na 16.30 uur van de voorgaande dag. Dan kan ik zien wat er is ingezet op het gebied van kraamzorg en dat moet ik dan administratief verwerken. We hebben kraamverzorgenden die alleen avond- en nachtdiensten hebben, ik moet dan bekijken wie daarna de zorg overneemt.’ Jikke kijkt altijd naar de wensen van de klant, die al tijdens de intake zijn besproken. ‘Wat zijn de verwachtingen? Een gezin spreekt soms bijvoorbeeld de voorkeur uit voor een bepaalde kraamverzorgende omdat ze die al gezien hebben bij een eerder geboren kindje. Dat proberen wij dan voor elkaar te krijgen, al lukt dit natuurlijk niet altijd. Ook een kraamverzorgende kan aangeven of zij langer op wacht wil blijven staan om bij een gezin in de buurt te kunnen kramen, deze voorkeur staat geregistreerd. Toevallig heb ik vandaag nog een kraamverzorgende ingezet die een week gaat kramen bij haar eigen dochter. Het is altijd leuk als dat lukt.’ Naast de wensen van klant en kraamverzorgende speelt ook de grootte van het contract van de kraamverzorgende een belangrijke rol. ‘Iemand met een groot contract, 80 procent, moet als eerste aan het werk gezet worden.’

De waan van de dag

Soms is het een hele puzzel om een goede planning te maken, bijvoorbeeld als er meer baby’s worden geboren dan dat er kraamverzorgenden zijn. ‘In januari hadden we een kleine babyboom. Toch kregen we dit goed weggezet. Hoe druk het ook is, een klant krijgt altijd kraamzorg. Gelukkig is januari geen populaire vakantiemaand, mede daardoor is het gelukt.’ Jikke met een lach: ‘Het heet planning, maar uiteindelijk is een bevalling natuurlijk nooit te plannen en valt er dus weinig te plannen. Soms zijn er te veel baby’s en soms juist te veel kraamverzorgenden. Belangrijk is dan in gesprek te blijven met de kraamverzorgenden en te vragen wat hun wens is. Zo had ik vanochtend bijvoorbeeld een kraamverzorgende die inmiddels drie dagen op wacht stond. De oplossing is dan: schuiven met haar werkblok. Het is heel fijn als een kraamverzorgende zich flexibel opstelt en meedenkt. Alles gaat in overleg. Ik heb ook een keer meegemaakt dat er zo veel baby’s op een dag geboren werden, dat ik al aan het begin van die dag tien kraamverzorgenden tekortkwam. Ik heb oproepkrachten gebeld en ik ben in gesprek gegaan met kraamverzorgenden met de vraag of zij op één dag twee gezinnen wilden doen. Dan kon twee dagen later een andere kraamverzorgende het gezin alsnog volledige kraamzorg geven. We zeggen hier ook wel eens: alles wat vandaag geboren wordt, komt morgen niet weer. Het gaat dus altijd om korte, heftige pieken. De oplossing is altijd van korte, heftige duur.’

Kloppend hart

Naast de dagelijkse planning maakt Jikke tevens één keer per kwartaal de roosters voor de provincie Friesland, voor alle kraamverzorgenden die op rooster werken. Jikke: ‘Al onze planners hebben een bepaald aandachtsgebied, voor mij is dat Friesland.’ Daarnaast verzorgt Jikke, samen met een aantal collega’s, de maandelijkse verloning. ‘Zodat alles kloppend is voordat de salarissen worden betaald. Aan het eind van het jaar regel ik tevens vakantieaanvragen voor het komende jaar. Ook in dit geval is het een hele uitdaging om aan ieders wensen te kunnen voldoen. Ja, planner zijn is een uitdagende baan. Je moet creatief zijn, empathisch en stressbestendig. Je bent eigenlijk het kloppende hart van een organisatie. Je moet kosten en baten in ogenschouw nemen en financiële keuzes maken, en je moet efficiënt plannen. Als ik een kraamverzorgende inplan die vervolgens een heel eind moet rijden om haar gezin te bereiken, dan kost dat natuurlijk geld. Ook daar moet ik rekening mee houden. Net als met de arbeidstijdenwet en de geldende cao. Soms zou je liever andere keuzes maken, maar de cao is er niet voor niets.’

Een goede keuze

Jikke is blij dat ze twaalf jaar geleden de overstap heeft gemaakt van kraamverzorgende naar planner. ‘Ik ben in die periode moeder geworden en ik vind een goede balans tussen werk en privé heel belangrijk om goed te kunnen functioneren. Ik werk nu op rooster en om het weekend. Als planner moet je enorm creatief zijn en goed en duidelijk communiceren. We zijn collega’s, maar als planner zie ik de kraamverzorgenden weinig, toch ken ik ze allemaal persoonlijk. Daarbij maak ik gebruik van een computersysteem waarin alle benodigde informatie over hen is opgeslagen. Het is belangrijk empathisch te zijn, als planner bepaal je immers voor een groot deel de werksituatie van een kraamverzorgende. Er zijn vele soorten gezinnen waar ze aan de slag kan gaan. Zo zijn er bijvoorbeeld ook kwetsbare gezinnen, die meer aandacht nodig hebben. Als een kraamverzorgende hier wordt ingezet, krijgt zij extra begeleiding vanuit onze organisatie. De planner moet daarvoor zorgen. Wij informeren de betreffende teamcoach en de aandachtsfunctionaris van De Kraamvogel.’ Ondanks het feit dat het koppelen van de juiste kraamverzorgende aan een gezin soms een flinke uitdaging is, doet Jikke het elke dag met veel plezier. Het lukt haar altijd om de juiste match te maken tussen een gezin en een kraamverzorgende. Ze is ook blij met de inzet van de kraamverzorgenden. ‘Ik vond het bijvoorbeeld heel leuk om te zien dat tijdens de extreme weersomstandigheden van medio februari, met sneeuw en ijs, veel kraamverzorgenden zich spontaan hebben aangeboden om te helpen. Ze gaven aan dat wij mochten bellen als er een bevalling in hun regio was en dat adres onbereikbaar zou zijn voor de dienstdoende kraamverzorgende. Dat is mooi.’

Jikke van der Weij

Dit artikel is eerder verschenen in Kraam Support 2 van 2021